결제 관리 - CheckUS 교사 매뉴얼

청구서 목록

사이드바에서 운영 관리 > 결제를 누르면 그 달의 청구서 목록이 열립니다. 학생별로 매월 청구서를 발행하고, 발송·수납 상태를 한 화면에서 관리합니다.

운영 관리 > 결제 — 월별 청구서를 생성하고 관리하는 화면

1 청구 월 선택

상단의 월 선택기로 청구 월을 앞뒤로 이동합니다. 선택한 달에 해당하는 청구서가 표로 표시됩니다.

2 검색 · 필터 · 정렬

학생 명단과 같은 표 형태입니다. 학생 이름으로 검색하고, 반별로 묶거나 결제 상태별로 걸러서 볼 수 있습니다. 속성 버튼으로 표시할 열(청구 금액, 결제 금액, 미납액, 납부 기한 등)을 고릅니다.

3 청구서 상세 열기

행을 누르면 청구서 상세가 열립니다. 항목별 금액(수업료·교재비 등)과 적용된 할인을 확인하고, 수납을 기록하거나 결제 링크를 만들어 보낼 수 있습니다.

여러 건 한 번에 처리 — 왼쪽 체크박스로 여러 학생을 선택하면 결제 링크 생성, 청구 안내 알림톡 발송 같은 작업을 한꺼번에 진행할 수 있습니다.

아직 청구서가 없는 학생 — 재원 중이지만 그 달 청구서가 만들어지지 않은 학생도 목록에 함께 보입니다. 해당 행에서 바로 청구서를 발행할 수 있습니다.

수동 결제 (카드 단말기로 결제했을 때)

학부모가 방문해서 결제하는데 결제선생 단말기가 작동하지 않을 때는, 회의실의 카드 단말기로 먼저 결제한 뒤 그 결제를 청구서에 수동으로 완납 처리합니다.

1 카드 단말기로 결제

회의실 카드 단말기로 청구 금액을 결제하고 영수증의 승인번호를 확인합니다.

2 청구서 상세 → 수동결제

결제 관리에서 해당 학생의 청구서 상세를 열고, 결제 링크 줄에 있는 수동결제 버튼을 누릅니다. (계좌입금 버튼 옆에 있습니다.)

청구서 상세 → 결제 링크 줄에 수동결제 버튼(빨간 표시)이 있습니다

3 승인번호 입력 → 결제 처리

결제 금액을 확인하고 단말기 영수증의 승인번호를 입력한 뒤 결제 처리를 누르면 완납 처리됩니다.

수동 결제 처리 — 단말기 영수증의 승인번호를 입력하고 [결제 처리]

승인번호는 꼭 입력하세요. 나중에 이 결제를 취소해야 할 때, 결제한 그 카드 단말기에서 이 승인번호로 직접 취소합니다(시스템이 자동으로 취소하지 않습니다). 금액은 결제 링크 금액으로 고정되며, 부분 결제가 필요하면 먼저 분할결제로 나눈 뒤 처리합니다.

연체 관리

누적 연체 화면에서는 그 달만이 아니라 전체 기간에 걸쳐 납부 기한이 지난 미결제 청구서를 한 번에 모아 봅니다. 청구서 목록 상단의 연체 보기에서 들어갑니다.

누적 연체 — 납부 기한이 지난 미결제 청구서를 전체 기간에서 모아 보기

1 연체 현황 확인

화면 상단에 연체 건수와 총 미납 금액이 표시됩니다. 표에는 학생명, 청구월, 반, 청구 금액, 결제 금액, 상태, 납부 기한이 나옵니다. 밀린 청구서가 없으면 "연체 청구서가 없습니다"로 표시됩니다.

2 검색 · 필터로 좁혀 보기

학생명·전화번호·반으로 검색하고, 필터·정렬·그룹으로 원하는 기준으로 정리할 수 있습니다. 연체 건을 눌러 청구서 상세에서 수납을 기록하거나 안내를 다시 보냅니다.

퇴원 정산 (원비를 낸 학생이 퇴원할 때)

학생이 퇴원하면 그 달 원비를 다닌 기간만큼만 받도록 정산합니다. 특히 이미 원비를 결제한 학생이 중간에 퇴원하면, 다닌 기간만큼만 남기고 나머지는 돌려주는 정산이 필요합니다.

퇴원생은 어떻게 표시되나요

퇴원 처리한 학생은 학생 목록·청구서에서 퇴원 상태로 표시됩니다. 퇴원해도 계정과 지난 기록(청구·결제 내역)은 그대로 남아, 정산과 환불 처리를 이어서 할 수 있습니다.

퇴원 정산 계산기

퇴원 처리(퇴원 체크리스트) 중에 열리거나, 청구서 상세의 "퇴원 정산" 버튼으로 정산 계산기를 엽니다. 항목(수업료·교재비 등)별로 계산 방식을 골라 그 달 실제로 받을 금액을 정합니다.

퇴원 정산 계산기 — 항목별로 일할·전액·학원법·제외 중 방식을 골라 "이번달 받을 금액"을 정합니다

항목별 계산 방식
- 일할 — 재원 일수만큼 나눠 계산 (예: 372,000 × 2/30)
- 전액 — 항목 전체를 받음 (예: 교재비)
- 학원법 — 학원법 환불 기준(수강 경과 비율)에 따라 계산
- 제외 — 이 항목은 정산에서 뺌
각 줄의 금액이나 맨 아래 이번달 받을 금액은 직접 수정할 수도 있습니다.

이미 결제한(완납) 청구서는 "받기 먼저" 순서로 정산합니다.
① 정산 금액으로 정산 청구서를 새로 발행 → 학부모가 결제
② 학부모 결제가 확인되면 원래 결제를 전액 환불합니다 (부분 환불이 아니라, 새로 받은 정산금만 남기는 방식).
아직 결제 전인 청구서는 환불 단계 없이 기존 청구를 정산 금액으로 다시 청구합니다.

실물 카드(회의실 단말기·결제선생 기기)로 결제한 건은 시스템이 자동으로 환불할 수 없습니다. 정산금을 먼저 받은 뒤, 결제했던 그 단말기나 결제선생 앱에서 원결제를 직접 취소해 주세요.

결제 설정

청구서 목록 화면의 결제 설정에서 결제 시스템과 청구 자동화 방식을 설정합니다.

결제 설정 — 페이민트 연동과 청구서 자동화 단계 설정

1 페이민트 연동

온라인 결제(결제선생/페이민트)를 연동하는 영역입니다. 처음이면 가맹점 등록으로 새로 등록하고, 이미 사용 중이면 기존 사업장을 연결합니다. 연동하면 청구서에서 결제 링크를 발급할 수 있습니다.

2 청구서 자동화 단계

학생별 결제일을 기준으로 청구서 생성·발행·발송을 어디까지 자동으로 할지 4단계 중에서 고릅니다. 왼쪽에서 오른쪽으로 갈수록 자동화 범위가 넓어집니다.

0 · 수동 — 자동화 없음 (직접 생성)
1 · 초안 자동생성 — 결제일 전 초안만 자동 생성, 검토 후 직접 발행
2 · 자동 발행 — 결제 링크까지 자동 발행
3 · 알림톡 트리거 — 청구 알림톡 발송까지 자동

3 실행 시점 · 미납 안내

실행 시점에서 결제일 며칠 전에 자동화를 돌릴지 정합니다(예: 결제일 5일 전). 여러 시점을 추가할 수도 있습니다. 미납(연체) 안내에서는 납부 기한이 지났을 때 안내를 보내는 주기를 설정합니다.

할인 정책 — 결제 설정에서 만든 할인 정책은 반·학생에게 적용되어, 청구서를 발행할 때 금액에 자동으로 반영됩니다.