결제 관리

위쪽 월 선택기의 화살표(이전 달 · 다음 달)로 청구 월을 옮깁니다. 선택한 달의 청구서가 표로 표시됩니다.

표 위에 전체 · 초안 · 완납 · 미납 · 연체 · 미발행 카드가 건수와 금액을 보여줍니다. 카드를 누르면 그 상태의 청구서만 표에 남습니다. 카드에 마우스를 올리면 숫자를 어떻게 셌는지 안내가 나옵니다.

학생명·전화번호·반으로 검색하고, 필터·정렬·그룹으로 정리할 수 있습니다. 속성 버튼으로 표시할 열(메모, 청구 금액, 할인 금액, 결제 금액, 미납 금액, 학생 상태, 납부 기한, 결제완료일, 정기결제일, 연체일 등)을 고릅니다.

행을 누르면 청구서 상세가 열립니다. 액션 칸에는 청구서 상태에 맞는 버튼이 하나씩 붙습니다.

• 미생성 → 생성: 그 달 청구서를 초안으로 만듭니다.
• 초안 → 발행: 결제 링크를 만들어 청구합니다.
• 미납 → 취소: 청구를 취소합니다.
• 부분납 · 완납 → 환불: 결제를 전부 환불하고 청구를 취소합니다.
• 취소 · 환불됨 → 재청구: 상세를 열어 다시 청구합니다(재청구 참고).
• 퇴원이 진행 중인 학생의 정산 대상 청구서에는 정산하기가 함께 붙습니다(퇴원 정산 참고).

메모 칸은 반 바로 옆에 기본으로 보입니다. 메모의 첫 줄만 보이고, 마우스를 올리면 전체가 보입니다. "30일 방문결제 예정"처럼 학부모와 약속한 내용을 적어 두면, 이미 연락한 학부모에게 다시 전화하는 일을 줄일 수 있습니다.

행을 오른쪽 클릭하면 메모 적기(이미 메모가 있으면 메모 고치기)가 뜹니다. 누르면 그 자리에 작은 메모 창이 열립니다. 1000자까지 적을 수 있고, 저장을 누르면 메모만 저장됩니다.

• 결제 관리 권한이 있어야 메뉴가 뜹니다. 권한이 없으면 오른쪽 클릭해도 브라우저 기본 메뉴만 뜹니다.
• 메모를 저장해도 결제 링크나 학부모 알림톡은 다시 보내지 않고, 금액·납부 기한도 그대로입니다.
• 완납·부분납 청구서에도 메모를 적을 수 있습니다. 취소·환불됨 청구서는 메뉴가 회색으로 막히고 이유가 함께 보입니다. 아직 청구서가 없는(미생성) 행에는 메뉴가 뜨지 않습니다.
• 누적 연체 화면에서도 똑같이 메모 칸이 보이고 오른쪽 클릭으로 적을 수 있습니다. 같은 메모가 청구서 상세의 메모에도 보입니다.

• 발행 — 초안을 발행해 결제 링크를 만듭니다.
• 분할 — 초안일 때 금액을 미리 나눠 두면, 발행할 때 나눈 만큼 결제 링크가 따로 만들어집니다.
• 알림톡 발송 — 보낼 안내를 일반 청구 안내(결제 링크와 청구 내용)와 미납 안내(연체일 때 미납 금액과 납부기한) 중에서 골라 보냅니다.
• ⋯ 메뉴 — 퇴원 정산과 청구 취소(초안·미납일 때)가 들어 있습니다.

반 원비·교재비 등 항목별 금액이 나옵니다. 직접 넣은 항목에는 사용자 정의, 할인에서 빠지는 항목에는 할인 제외, 일할한 항목에는 일할 표시가 붙습니다. 분류가 있는 항목은 이름 옆에 분류(예: 교재비)가 보입니다(청구 항목 분류).

• 아직 결제되지 않은 항목은 연필로 금액을 고치고, 휴지통으로 취소합니다. 취소한 항목은 줄이 그어진 채 남고 복원으로 되살릴 수 있습니다.
• 이미 결제된 항목은 자물쇠로 잠겨 있습니다. 결제 관리 권한이 있으면 자물쇠 대신 연필이 보이고, 환불 후 다시 청구하는 방식으로 고칩니다(결제 완료 항목 수정).
• 아래 항목 추가로 반별 항목이나 공통 항목을 더합니다. 직접 입력하는 항목은 분류를 골라 넣을 수 있습니다.

할인 · 청구 금액 · 결제 금액이 카드로 나오고, 남은 돈이 있으면 미납 금액이 따로 강조됩니다. 연체 중이면 연체 일수와 미납 안내 보내기 버튼이 함께 보입니다.

할인 / 납부기한 / 메모 수정을 누르면 수동 할인(추가 조정), 납부 기한, 메모를 고칠 수 있습니다(초안·미납 청구서). 완납·부분납 청구서는 버튼이 메모 수정으로 바뀌어 메모만 고칠 수 있고, 할인과 납부 기한은 그대로 잠겨 있습니다. 메모만 바꿔 저장하면 결제 링크를 다시 만들지 않고 알림톡도 가지 않습니다. 이 버튼은 결제 관리 권한이 있을 때만 보입니다. 정책 할인은 학생·반에 배정된 할인으로 자동 적용되고, 수동 할인은 그 위에 더 빼는 금액입니다. 적용된 할인은 적용된 할인 정책에 모여 보입니다.

항목을 추가하거나 줄을 눌러 고칠 때 분류 칸에서 고릅니다. 분류 없음을 고르면 분류를 뺍니다. 목록 맨 아래 분류 관리…를 누르면 아래 분류 관리 창이 열립니다.

• 추가 — 맨 아래 새 분류 이름에 이름을 넣고 추가를 누릅니다. 같은 이름이 있으면 "이미 같은 이름의 분류가 있어요"가 뜹니다.
• 이름 변경 — 이름 칸을 고친 뒤 옆의 체크 버튼이나 Enter를 누릅니다.
• 삭제 — 휴지통을 누릅니다. 쓰는 항목이 없으면 바로 지워집니다. 쓰는 항목이 있으면 확인 창에서 그 항목들을 옮길 분류를 고른 뒤 지우기를 누릅니다. 기본값은 분류 없음입니다.

각 분류 옆 항목 N개는 그 분류를 쓰는 청구 항목 수입니다.

청구서를 만들면 각 항목의 분류가 함께 들어가고, 청구서 상세의 항목 이름 옆에 보입니다. 청구서의 항목 추가 창에서 이 반에 항목 추가로 직접 입력할 때도 이름·금액 아래 분류 칸에서 고릅니다. 청구서에 들어간 항목의 분류는 바꿀 수 없습니다 — 학부모에게 이미 안내된 내역이 모르는 새 바뀌지 않게 하기 위해서입니다. 분류를 고치려면 반 원비 탭이나 공통 항목에서 그 청구 항목의 분류를 바꿉니다. 다음 청구서부터 바뀐 분류로 들어갑니다.

청구 안내의 [내역], 미납 안내의 [미납 내역], 취소 안내의 [취소 내역]에서 분류가 있는 항목은 이름 앞에 분류가 붙습니다. 예: [교재비] 공수2 집합과 명제: 15,000원. 매월 원비 줄은 그 반의 매월 항목이 모두 같은 분류일 때만 붙습니다.

맨 위 세로줄에 발행(청구서 발행 · 항목 N개와 발행 날짜)이 먼저 나오고, 발행한 뒤의 변경이 보라색으로 이어집니다 — 항목 추가(+금액), 항목 취소(-금액), 퇴원정산 — 정산 항목 추가. 각 줄에 항목 이름과 날짜가 붙습니다.

그 아래 결제 링크가 하나씩 묶음으로 나옵니다. 묶음 머리에는 링크 상태, 날짜, 금액, 링크 주소(복사 · 열기)가 있습니다. 링크 주소는 완납하거나 없앤 뒤에도 남습니다.

• 발행 전 · 결제 대기 · 결제 완료 — 결제 대기 링크에는 계좌입금, 수동결제, 분할 버튼이 붙습니다.
• 결제 완료 링크에는 환불 버튼이 붙습니다.
• 환불됨(결제했다가 환불) · 파기됨(결제 없이 없어진 링크) — 재발행으로 같은 금액의 링크를 다시 만들 수 있습니다. 취소·환불된 청구서에서는 재발행이 보이지 않습니다.

묶음 안쪽에는 그 링크로 들어온 결제가 한 줄씩 나옵니다. 결제 수단(카드 · 계좌입금 · 기타), 카드 이름·번호, 승인번호, 금액, 결제 시각이 보이고, 환불한 결제는 환불됨 표시와 함께 줄이 그어지고 환불 시각이 붙습니다.

결제 · 이력의 결제 대기 링크에서 계좌입금을 누릅니다(링크 주소가 있는 링크에만 보입니다). 계좌입금 처리 창에서 결제 금액을 확인하고 아래를 고른 뒤 결제 처리를 누르면, 현금영수증이 발급되고 그 링크가 결제 완료로 바뀝니다.

• 현금영수증 구분 — 개인(소득공제) 또는 사업자(지출증빙)
• 전화번호 또는 사업자등록번호 — 하이픈 없이 입력합니다. 전에 발급한 번호가 있으면 자동으로 채워집니다.
• 자진발급 (번호 없이 발급) — 번호를 모를 때 체크합니다.

계좌입금 결제 줄 아래에 현금영수증 발급됨과 개인/사업자 번호, 승인번호가 표시됩니다. 옆의 취소로 현금영수증을 취소할 수 있습니다. 발급되지 않은 계좌입금 결제에는 현금영수증 발급 버튼이 보이고, 눌러서 발급 구분과 번호를 넣은 뒤 발급합니다.

회의실 카드 단말기로 청구 금액을 결제하고 영수증의 승인번호를 확인합니다.

해당 학생의 청구서 상세를 열고, 결제 · 이력의 결제 대기 링크에 붙은 수동결제 버튼을 누릅니다(계좌입금 버튼 옆에 있습니다).

수동 결제 처리 창에서 결제 금액을 확인하고 단말기 영수증의 승인번호를 입력한 뒤 결제 처리를 누르면 완납 처리됩니다.

수동 결제 처리 — 단말기 영수증의 승인번호를 입력하고 [결제 처리]

청구서 상세의 청구 항목에서 결제된 항목 옆 연필을 누르면 결제완료 항목 수정 창이 열립니다.

수정할 원비에 새 금액을 넣습니다. 일할한 항목이면 칸 이름이 수정할 금액(일할 적용)이고, 넣은 금액이 일할 계산 없이 그대로 청구됩니다. 교재비는 그대로 유지됩니다.

금액을 바꾸면 환불할 결제 목록이 나옵니다. 시스템이 자동으로 환불할 수 있는 결제에는 ✓, 직접 취소해야 하는 결제에는 ⚠ 안내가 붙습니다. 아래에 환불 총액과 수정 후 항목 금액이 보입니다.

• 온라인 결제만 있으면 전액취소 후 재발행을 누르면 됩니다.
• 결제선생 현장 단말기 결제가 있으면 결제선생 앱이나 단말기에서 먼저 취소한 뒤 결제선생 취소 확인 후 재발행을 누릅니다. 취소가 확인되지 않으면 진행되지 않고 안내가 뜹니다.
• 계좌입금이나 외부 단말기 결제가 있으면 실제로 돌려준 뒤 "실제로 환불했습니다" 칸을 체크해야 버튼(계좌입금 확인했음 · 단말기에서 취소했음 등)이 눌립니다.

끝나면 결과 안내가 뜨고 청구서가 바로 갱신됩니다. 환불은 됐지만 다시 청구가 안 됐다는 안내가 나오면 직접 다시 발행합니다.

목록에서 취소 또는 환불됨 청구서 행의 재청구를 누르면 청구서 상세가 열립니다.

항목 추가로 새 항목을 넣거나, 취소된 항목의 복원을 누릅니다. 청구서 재청구 안내 확인 창에서 예를 누르면 청구서가 초안으로 되살아납니다. 이전 항목과 환불 내역은 그대로 남습니다. 퇴원생이나 이미 빠진 반도 그 달에 다녔던 기간이 있으면 항목을 넣을 수 있습니다.

항목과 금액을 확인한 뒤 발행을 누르면 다시 청구됩니다.

결제선생에서 환불했으면 결제선생 직접 환불, 결제 링크를 지웠으면 결제선생 직접 파기가 제목으로 나옵니다. 그 아래 "고르기 전까지 이 청구서의 미납 알림톡은 보내지 않아요."가 보이고, 환불·파기한 날짜와 금액이 한 줄씩 나옵니다(환불이면 원래 결제한 날짜도 함께 나옵니다).

• 재발행 — 같은 금액으로 다시 청구합니다. 새 결제 링크가 만들어져 보호자에게 알림톡이 갑니다. 결제 수단만 바꿔 다시 받을 때 고릅니다. 알림 뒤 할인 등으로 청구서 금액이 바뀌어 같은 금액으로 다시 청구할 수 없으면 재발행이 거절되니, 청구서를 확인하거나 청구 취소를 고릅니다.
• 청구 취소 — 그 링크가 맡았던 청구를 취소하고 더 이상 청구하지 않습니다. 결제선생에서 이미 환불·삭제한 링크는 다시 환불하지 않고, 같은 묶음에 아직 결제된 다른 링크가 있으면 함께 환불됩니다. 확인 창에서 취소될 내용을 미리 봅니다.

확인 창에서 같은 이름의 버튼을 누르면 처리되고 안내가 사라집니다. 미납 알림톡도 평소대로 돌아갑니다. 버튼은 결제를 관리할 수 있는 계정에만 보입니다.

화면 위쪽에 연체 건수와 총 미납 금액이 표시됩니다. 표는 청구서 목록과 같은 형태이고, 기본으로 청구월 · 반 · 메모 · 청구 금액 · 결제 금액 · 상태 · 납부 기한이 보입니다. 학부모에게 연락하기 전에 메모 칸에서 이미 약속받은 내용이 있는지 확인하고, 통화한 내용은 행을 오른쪽 클릭해 메모 적기로 남겨 둡니다(메모 남기기 참고). 밀린 청구서가 없으면 "연체 청구서가 없습니다."로 표시됩니다.

학생명·전화번호·반으로 검색하고, 필터·정렬·그룹으로 원하는 기준으로 정리할 수 있습니다. 연체 건을 눌러 청구서 상세에서 수납을 기록하거나 미납 안내 보내기로 안내를 다시 보냅니다.

온라인 결제(결제선생/페이민트)를 연동하는 영역입니다. "결제선생 사용 경험이 있으신가요?"에서 처음 사용합니다 (신규 등록)을 고르면 가맹점 등록으로 새로 등록하고, 이미 결제선생을 사용 중입니다 (기존 사업장 연결)를 고르면 기존 사업장 연동을 요청합니다. 연동하면 청구서에서 결제 링크를 발급할 수 있습니다.

학생별 매월 결제일을 기준으로 청구서 생성·발행을 어디까지 자동으로 할지 3단계 중에서 고릅니다. 왼쪽에서 오른쪽으로 갈수록 자동화 범위가 넓어집니다.

• 0 · 수동 — 자동화 없음. 직접 생성·발행·발송합니다.
• 1 · 초안 자동생성 — 결제일 전에 초안만 자동으로 만들고, 검토한 뒤 직접 발행합니다.
• 2 · 자동 발행 — 결제 링크까지 자동으로 발행하고 청구서 발송 알림톡을 보냅니다. 알림톡을 바로 보낼지, 정해진 시각에 보낼지, 보내지 않을지는 알림톡 설정에서 정합니다.

실행 시점 (결제일 기준)에서 결제일 며칠 전에 자동화를 돌릴지 정합니다(예: 결제일 5일 전). 시점 추가로 여러 시점을 넣을 수 있고, 비워 두면 결제일 5일 전으로 실행됩니다. 자동 배치 실행 시각에서 매일 자동화가 도는 시각을 정합니다.

미납(연체) 안내는 납부 기한 다음 날부터 자동으로 보내집니다. 여기서는 발송 주기(매일 · 3일마다 · 7일마다)만 정하고, 켜고 끄는 것은 알림톡 설정에서 합니다.

퇴원할 때 환불 금액을 어떻게 계산할지 고릅니다.

• 미설정 — 환불할 때 금액을 직접 입력합니다.
• 일할 계산 — 남은 날수에 비례해 환불합니다. 퇴원일(마지막으로 다닌 날)까지 지난 날을 빼고 남은 날만큼 돌려줍니다.
• 학원법 기준 — 학원법 시행령에 따라 수업 시작 전 전액, 총 수업시간 1/3 경과 전 2/3, 1/2 경과 전 1/2을 환불하고, 1/2이 지나면 환불하지 않습니다.

할인 정책에서 만든 할인은 반·학생·그룹 단위로 적용되어, 청구서를 만들 때 금액에 자동으로 반영됩니다. 형제 할인은 그룹 할인으로 관리합니다.

공통 항목은 교재비처럼 여러 반이 함께 쓰는 항목입니다. 여기 등록한 항목은 모든 반의 항목 추가에 나옵니다. 매월 자동으로 청구할 항목은 반 상세의 청구 항목에서 설정합니다. 표의 컬럼은 항목명 · 분류 · 금액 · 사용이고, 항목을 추가하거나 고칠 때 분류를 고릅니다(청구 항목 분류).